Am 4. Dezember 2018 hat das Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) den zentralen Basisdienst zur elektronischen Aktenführung, die E-Akte Bund, offiziell in sein Produktportfolio aufgenommen. Parallel dazu wurde bereits mit der Pilotierung im Bundesamt für Justiz (BfJ), dem Masterpiloten, begonnen. Die erfolgreiche Abnahme der E-Akte Bund stellt einen Meilenstein bei der Umsetzung des E-Government-Gesetzes dar und bringt die Digitalisierung der Bundesverwaltung ein gutes Stück voran.

Die E-Akte Bund unterstützt die effiziente Verwaltungsarbeit in den Bundesbehörden: Elektronische Akten sind schneller auffindbar, stehen per Mausklick zur Verfügung und können zudem an verschiedenen Orten von mehreren Beschäftigten gleichzeitig genutzt und mit Hilfe einer Workflow-Management-Komponente durch die Organisation geleitet werden. Damit sorgt die E-Akte Bund für höhere Effizienz und Transparenz, schafft die Voraussetzungen für mobiles Arbeiten und verbessert die standortübergreifende Kooperation zwischen verschiedenen Behörden. Nicht zuletzt beschleunigt die elektronische Aktenführung viele ressortübergreifende Abstimmungs- und Entscheidungsprozesse und stellt diese Funktionen auch für Umsetzungen von Verwaltungsleistungen im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bereit.

Von Beginn an die Bedürfnisse der Nutzer im Blick

Während das ITZBund im engen Austausch mit den Stakeholdern aller beteiligten Bundesbehörden die Feinprojektierung und Spezifikation vorantrieb, erarbeitete das Bundesverwaltungsamt  (BVA) parallel dazu ein methodisch fundiertes Vorgehensmodell für die Einführung der E-Akte.

Nach Abschluss der Feinprojektierung baute das ITZBund unterschiedliche Testplattformen auf, um in realistischen Systemumgebungen den Leistungs- und Funktionsumfang der E-Akte Bund zu prüfen. Zudem wurden Integrationsmuster erarbeitet, die als Blaupause für die Anbindung bestehender Verwaltungsanwendungen und Fachverfahren verwendet werden können. Überdies erleichtern die offenen Schnittstellen der E-Akte Bund künftig auch die Verzahnung mit anderen zentral bereitgestellten Anwendungen. Das betrifft zum Beispiel das Zusammenspiel mit der Maßnahme E-Rechnung und mit dem Formular-Management-System des Bundes.

Flankiert wurden diese Aktivitäten durch eine kontinuierliche Erfassung, Systematisierung und Aufbereitung der fachlichen, organisatorischen und methodischen Erkenntnisse, um nachfolgende Behörden ab 2019 verstärkt mit entsprechenden Best Practices bestmöglich unterstützen zu können.