Die in den Melderegistern gespeicherten personenbezogenen Daten werden zunächst von öffentlichen Stellen genutzt. In erster Linie geht es darum, die meldepflichtige Person mit ihrer Wohnanschrift im Melderegister zu erfassen, aber auch weitere grundlegende Daten werden dort gespeichert. Diese Daten werden von den Meldebehörden an andere öffentliche Stellen auf der Grundlage von Rechtsvorschriften weitergegeben.

Insofern ist das Meldewesen das "informationelle Rückgrat der öffentlichen Verwaltung". Viele öffentliche Aufgaben können nur mit Hilfe aktueller und richtiger Meldedaten erfüllt werden. Beispielsweise werden Meldedaten für Finanzzuweisungen an die Länder und Kommunen im Rahmen des Länder- und kommunalen Finanzausgleiches benötigt. Pässe und Personalausweise werden in der Regel auf der Grundlage der Meldedaten ausgestellt, ohne dass die antragstellende Person stets eine Personenstandsurkunde vorlegen muss. Mit Meldedaten werden die Schulsprengel für schulpflichtige Kinder gebildet und Wahlen und Abstimmungen vorbereitet.

Ohne Meldewesen wären die Aufwände der Bürgerinnen und Bürger, Nachweise gegenüber der Verwaltung zu erbringen, wesentlich höher. Für nichtöffentliche Stellen und Privatpersonen ist der Zugang zum Melderegister durch Melderegisterauskünfte eröffnet. Damit erfüllt das Melderegister auch eine Informationsaufgabe für die Öffentlichkeit, für die in Staaten ohne Melderegister private Auskunfteien oder Wählerregister in Anspruch genommen werden müssen.

Neben den Meldebehörden können andere öffentliche Stellen auf jeweils den Teil der Meldedaten zugreifen, der zur Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich ist. Darüber hinaus können von jedermann mittels einer einfachen Meldeauskunft der Vor- und Familienname, der Doktorgrad sowie die derzeitige Anschrift einer Person erfragt werden.

Voraussetzung für eine Auskunft ist, dass der Betroffene von der Behörde aufgrund der Angaben des Antragstellers eindeutig identifiziert wird, so dass Verwechslungen ausgeschlossen sind. Der Antragsteller muss also bereits einige Daten des Betroffenen kennen, also z.B. Namen und Geburtsdatum. Wird ein berechtigtes Interesse geltend gemacht, können zudem noch weitere Daten übermittelt werden.

Eine Gruppenauskunft über eine Vielzahl nicht namentlich bezeichneter Personen bleibt weiterhin nur möglich, wenn sie im öffentlichen Interesse liegt.

Soweit Melderegisterauskünfte zur gewerblichen Nutzung erteilt werden sollen, ist der jeweilige Zweck anzugeben. Die Daten aus der Melderegisterauskunft dürfen dann nur für den benannten Zweck verwendet werden. Wird dagegen verstoßen, stellt dies eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit bis zu 50.000 Euro geahndet werden kann. Die Daten dürfen nicht für Zwecke der Werbung oder des Adresshandels verwendet werden.

Die Meldebehörde muss jeder Bürgerin und jedem Bürger auf Antrag Auskunft erteilen über die jeweils gespeicherten Daten und deren Herkunft, die Empfänger von regelmäßigen Datenübermittlungen, die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Speicherung und der regelmäßigen Datenübermittlungen sowie über Empfänger und Art der Daten von automatisierten Abrufen. Insoweit können Bürgerinnen und Bürger selbst die Wahrung ihres Rechts auf informationelle Selbstbestimmung durch die Meldebehörden überprüfen.

Der Hotelmeldeschein mit der Unterschrift auf Papier kann durch ein elektronisches Identifizierungsverfahren ersetzt werden. Dieses digitale Verfahren bedeutet eine erhebliche Vereinfachung.

Die Beherbergungsmeldedatenverordnung eröffnet für die Möglichkeit eines kontaktlosen Check-ins und eines papierlosen Meldescheins im Hotel- beziehungsweise Beherbergungsgewerbe. Sie legt die Einzelheiten der zu speichernden Daten für den sogenannten digitalen Hotelmeldeschein fest.

Nach § 2 Absatz 2 der Verordnung gibt das BMI die entsprechende Struktur des XML-Dokumentes als XML-Schema-Definition im Bundesanzeiger bekannt. Mit dem darin definierten Aufbau werden die Anforderungen an die gespeicherten Daten eindeutig festgelegt. Zugleich steht den Beherbergungsbetrieben und den Anbietern entsprechender Softwaresysteme ein bekanntes, weit verbreitetes und offenes Dateiformat zur Verfügung.

Die XML-Schema-Definition wurde am 10.07.2020 im Bundesanzeiger veröffentlicht. Die XML-Schema-Definition kann hier als XSD-Datei heruntergeladen werden. Ergänzend dazu steht eine Beispiel-XML zur Verfügung.

Inzwischen haben 15 Länder zentrale Meldedatenbestände auf Landesebene, ein weiteres Bundesland hat seine kommunalen Bestände durch ein Portal vernetzt. Die Schaffung einer zusätzlichen Struktur auf Bundesebene wäre vor allem unter Kostengesichtspunkten nicht vertretbar.

Vor diesem Hintergrund war es sinnvoller und wirtschaftlicher, die bestehenden Strukturen besser nutzbar zu machen und auf eine umfassende Integration der bestehenden Meldedatenbestände – gerade auch in Portallösungen – hinzuwirken. Die Schaffung einer Regelung zum länderübergreifenden Online-Zugriff im Bundesmeldegesetz ermöglicht heute Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern von Behörden und sonstigen öffentliche Stellen rund um die Uhr, zur Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben erforderliche Melderegisterdaten von Personen bundesweit automatisiert und synchron abzurufen. Weitere Verbesserungen des Meldedatenabrufs erfolgten mit dem Inkrafttreten des Zweiten Änderungsgesetzes zum Bundesmeldegesetz und der Neufassung der Bundesmeldedatenabrufverordnung am 1. Mai 2022.