Die Dokumentation der familienrechtlichen Verhältnisse erfolgt nach den Vorschriften des Personenstands­gesetzes ausschließlich durch Standesbeamtinnen und Standesbeamte. Sie beurkunden die Personenstandsfälle in den bei den Standesämtern geführten Personen­stands­registern: Ehe­register, Lebens­partnerschafts­register, Geburten­register und Sterbe­register.

Personen­stands­fälle

Personenstandsfälle sind:

• Eheschließungen
• Begründungen von Lebenspartnerschaften
• Geburten
• Sterbefälle

Da der Personenstand auch weitere familien- und namens­rechtliche Tatsachen umfasst, werden alle Ereignisse, die den Personenstand eines Menschen ändern, ebenfalls in den Personen­stands­registern als sogenannte Folgebeurkundungen registriert. Solche Ereignisse können zum Beispiel die Anerkennung der Vaterschaft, die Adoption, die Eheauflösung, eine Namensänderung oder die Todes-erklärung sein. Die Personenstands­register werden (heutzutage) elektronisch geführt und dauerhaft aufbewahrt.

Ehe­schließung

Eine beabsichtigte Eheschließung ist bei dem Standesamt am Wohnsitz einer der Eheschließenden anzumelden. Bei der Anmeldung haben die Eheschließenden ihren Personenstand nachzuweisen. Welche Urkunden dafür im Einzelfall vorzulegen sind, sollte immer bei dem Standesamt erfragt werden, bei dem die Eheschließung angemeldet werden soll.

Das Standesamt prüft die Ehevoraussetzungen und legt den gewünschten Eheschließungs­termin fest. Soll die Ehe nicht in dem Standesamt geschlossen werden, bei dem sie angemeldet worden ist, werden die Anmelde­unterlagen an das Ehe­schließungs­standes­amt weitergeleitet.

Die Ehe­schließung wird von dem Standes­beamten zunächst in einer Niederschrift und sodann im Eheregister beurkundet. Aus dem Eheregister stellt das Standesamt Eheurkunden aus, mit der die Eheschließung bewiesen werden kann. Ändern sich später die personenstands­rechtlichen Daten der Ehepartner, zum Beispiel durch eine Namens­änderung oder eine Scheidung der Ehe, wird der Eheeintrag durch eine Folge­beurkundung ergänzt und es werden neue Ehe­urkunden ausgestellt.

Geburt

Die Geburt eines Kindes muss dem Standesamt, in dessen Zuständigkeitsbereich es geboren ist, innerhalb einer Woche angezeigt werden.

Das Standesamt beurkundet die Geburt im Geburten­register. Mit den Daten aus dem Geburten­register stellt das Standesamt die Geburts­urkunde für das Kind aus. Ändern sich später die personen­stands­rechtlichen Daten des Kindes, zum Beispiel durch eine nachträgliche Vaterschafts­anerkennung oder eine Namens­änderung der Eltern, wird der Geburtseintrag durch eine Folge­beurkundung ergänzt und es wird eine neue Geburts­urkunde ausgestellt.

Sterbefall

Der Tod eines Menschen muss dem Standesamt, in dessen Zuständigkeits­bereich er gestorben ist, spätestens am dritten auf den Tod folgenden Werktag angezeigt werden. Die Anzeigepflicht ob-liegt den Personen, die mit dem Verstorbenen in häuslicher Gemeinschaft gelebt haben oder jeder anderen Person, die bei dem Sterbefall anwesend war oder davon aus eigenem Wissen Kenntnis hat. Das Standesamt beurkundet den Sterbefall im Sterberegister und erteilt daraus Sterbe­urkunden.

Begründung einer Lebens­partner­schaft

Die Begründung einer Lebens­partnerschaft durch zwei Partner gleichen Geschlechts ist ab dem 1. Oktober 2017 in Deutschland nicht mehr möglich.

Deutsche im Ausland

Personenstandsfälle von Deutschen, die sich im Ausland ereignet haben, können in Deutschland auf Antrag erneut beurkundet werden. Hierfür ist das Standesamt zuständig, in dessen Bereich die im Ausland geborene oder verstorbene Person ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland hat oder zuletzt hatte.

Gleiches gilt für Ehen oder Lebenspartnerschaften, die Deutsche im Ausland geschlossen oder begründet haben.

Familien­rechtliche Erklärungen

Die Standesämter beurkunden auch Erklärungen zur Namens­führung von Ehegatten und Lebens-partnern oder zur Namens­führung von Kindern sowie zur Namenswahl und Namens­angleichung von Personen, die deutschem Namens­recht unterliegen, ihren Namen aber im Ausland erworben haben.

Erklärungen zur Anerkennung der Vaterschaft oder der Mutterschaft können ebenfalls beim Standesamt beurkundet werden.