Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat

Person arbeitet am Laptop, im Vordergrund ein symbolisches Netzwerk Quelle: everything possible / shutterstock.com
Artikel · Moderne Verwaltung

Föderales Informations­management

Föderales Informations­management liefert allen Verwaltungs­ebenen Informationen für Verwaltungs­leistungen, die aus Bundes­recht resultieren. Diese dienen als Grundlage für die öffentliche Darstellung auf Portalen, für die Umsetzung von E-Govern­ment-Anwendungen und für den Verwaltungs­vollzug.

Das Föderale Informationsmanagement (FIM) dient dazu, leicht verständliche Bürgerin­formationen, einheitliche Datenstrukturen für Formulare und standardisierte Prozessvor-gaben für den Verwaltungs­vollzug bereitzustellen.

Ziel ist es, den Übersetzungs- und Implementierungs­aufwand rechtlicher Vorgaben zu senken. Länder und Kommunen sollen - bezogen auf die redaktionelle und organisatorische Umsetzung eines Verwaltungsverfahrens - nicht mehr für sich alleine agieren müssen. Stattdessen können sie auf qualitätsgesicherte Vorarbeiten der nächsthöheren Verwaltungs­ebene zurückgreifen. So wird ein effizientes und effektives Verwaltungs­handeln beim Vollzug von Bundes­gesetzen gefördert.

Auf Bundesebene wendet die Bundesredaktion die FIM-Methodik an, um sogenannte Stamminformationen auf Basis der bundes­rechtlichen Ausgestaltung eines Verwaltungs­verfahrens zur Verfügung zu stellen. Diese Informationen können in den Landes­redaktionen genutzt und angepasst werden. Auf kommunaler Ebene kann eine weitere Anpassung erfolgen.

Die FIM-Bausteine

Logo Föderales Informationsmanagement Logo Föderales Informationsmanagement (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) Föderales Informationsmanagement

FIM besteht aus drei Bausteinen:

  1. Leistungen: wesentliche Informationen zu einer Leistung der öffentlichen Verwaltung für Bürger und Unternehmen
    Der Bund liefert die (Stamm-)Informationen zu den Leistungen.
  2. Datenfelder: in der Regel Auslöser für eine Leistungserstellung
    Der Bund liefert die Beschreibung von notwendigen Datenfeldern für Formulare.
  3. Prozesse: Beschreibung bzw. Visualisierung der Abläufe zur Leistungserbringung
    Der Bund liefert die Stammprozesse des Gesetzesvollzugs.

Die FIM-Bausteine werden jeweils durch einen Katalog repräsentiert. Er erfasst Leistungen, Datenfelder und Prozesse, verknüpft sie miteinander, harmonisiert ihre Benennungen und ordnet ihnen eine bundesweit eindeutige Identifikation zu.

Zentrale Werkzeuge sind entsprechende Baukästen. Diese enthalten jeweils qualitätsgesicherte, wiederverwendbare Elemente zur Erstellung der Stamminformationen. Dazu gehören zum Beispiel:

  • Beschreibungs­module für Stammtexte
  • Felder und Feldgruppen für Stammformulare
  • Referenz-Aktivitäten­gruppen für Stammprozesse

Der Nutzen von FIM

Die Anwendung der FIM-Methodik führt auf allen Verwaltungsebenen zu positiven Effekten - von der Rechtsetzung bis zum Vollzug eines Verwaltungsverfahrens.

Dank der FIM-Methodik werden Standards in der Beschreibung von Informationen zu Verwaltungsverfahren über alle Verwaltungsebenen hinweg angewendet. Auch bei Redaktionsaufgaben wird zusammengearbeitet. Dies führt zu effizienter Arbeitsteilung. Gleichzeitig werden Synergiepotenziale genutzt.

Neben dem sinkenden Aufwand ermöglicht die Anwendung der FIM-Methodik Qualitätssteigerungen. Diese lassen sich über alle drei FIM-Bausteine nachweisen.

Die FIM-Anwendung

FIM war bis 31. Dezember 2016 ein Steuerungsprojekt des IT-Planungsrates (IT-PLR), das durch das Land Sachsen-Anhalt und das Bundesministerium des Innern geleitet wurde. Seit dem 1. Januar 2017 ist FIM eine Anwendung des IT-Planungsrates.

Die Geschäfts- und Koordinierungsstelle FIM (GK FIM) koordiniert die Redaktionsprozesse zwischen den beteiligten Verwaltungsebenen. Somit agiert sie als unverzichtbarer Intermediär zwischen dem Bund und den Ländern. Sie bearbeitet Änderungs- und Erweiterungsbedarfe im FIM-Redaktionsmodell. In ihrer Funktion als „Hüterin der FIM-Methodik“ übernimmt sie zudem die Weiterentwicklung von FIM.

Die GK FIM stellt darüber hinaus den Betrieb der zentralen technischen Systeme sicher. In den drei Bausteinen werden die Kataloge gepflegt und der Ausbau und die Pflege der Baukästen organisiert. Spezifikationen, Leitfäden oder Schulungsunterlagen werden auch durch die GK FIM erstellt. Schließlich übernimmt die GK FIM Planungs- und Koordinierungsaufgaben im Kontext der FIM-Gremienstrukturen.

Die GK FIM wird durch eine Kooperation zwischen drei Partnern realisiert. Diese orientiert sich an der fachlichen Aufteilung der drei FIM-Bausteine: Sachsen-Anhalt verantwortet den FIM-Baustein Leistungen sowie alle querschnittlichen Funktionen und Systeme. Niedersachsen betreibt den FIM-Baustein Datenfelder und Mecklenburg-Vorpommern den FIM-Baustein Prozesse.