E-Rechnungsportal-Logo (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)

Die Einführung der E-Rechnung in der Bundesverwaltung ist Teil des Programms Dienstekonsolidierung Bund. Bis 2025 sollen in über 40 Projekten gemeinsame, leistungsstarke und sichere IT-Lösungen für die Bundesverwaltung entwickelt und in rund 200 Bundesbehörden bereitgestellt werden.

Weitere Information zum Programm Dienstekonsolidierung erhalten Sie auf cio.bund.de.

Das Fachverfahren E-Rechnung – koordiniert durch das Bundesministerium des Innern und für Heimat sowie das Beschaffungsamt des BMI – verfolgt das Ziel, die E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) umzusetzen, so dass Unternehmen Rechnungen an Behörden und Einrichtungen der Bundesverwaltung elektronisch stellen können.

Sie können E-Rechnungen über die Plattformen des Bundes einreichen:

• an Bundesministerien, Verfassungsorgane und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung: Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE)
• an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung: OZG-konforme-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE)

E-Rechnung - das müssen Sie wissen

Eine E-Rechnung ist ein nach genauen Vorgaben strukturierter Datensatz, der in einem elektronischen Format erstellt, übermittelt und empfangen wird. Darüber hinaus muss eine automatische Weiterverarbeitung des Datensatzes möglich sein. Inhalte und Format des Datensatzes für E-Rechnungen wurden europaweit einheitlich festgelegt (Europäische Norm EN 16931).

In Deutschland ist nach der E-RechV grundsätzlich der Standard XRechnung für elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber zu verwenden (§ 4 Abs. 1 E-RechV). Dabei handelt sich um einen offenen, unentgeltlichen und zukunftssicheren Datenstandard, der den Umgang mit elektronischen Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung vereinheitlicht. Die öffentliche Verwaltung akzeptiert XRechnungen sowie andere, der Europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931) entsprechende elektronische Rechnungen. Für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen an die Bundesverwaltung ist grundsätzlich die jeweils gültige Fassung des Standards XRechnung zu verwenden. Zusätzlich kann jeder andere Standard (z. B. ZUGFeRD ab Version 2.1.1 im Profil XRECHNUNG) verwendet werden, wenn dieser den Anforderungen der EN-16931, der E-Rechnungsverordnung des Bundes (E-RechV) und den Nutzungsbedingungen der Rechnungseingangsplattformen des Bundes entspricht. Zudem müssen E-Rechnungen die Anforderungen der E-RechV sowie die Nutzungsbedingungen der jeweiligen Rechnungseingangsplattform erfüllen.

Für weitere Informationen zur E-Rechnung Bund empfehlen wir Ihnen den Besuch der offiziellen Website www.e-rechnung-bund.de

Die Eckpunkte der E-Rechnungsverordnung

Die E-RechV vom 6. September 2017 verpflichtet im Rahmen von öffentlichen Aufträgen die öffentliche Verwaltung zum Empfang von elektronischen Rechnungen sowie die Lieferanten und Dienstleister des Bundes zum Versand von elektronischen Rechnungen.

E-Rechnungsverordnung; Grafik/ Zeitstrahl zu den Eckpunkten (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)

Die Annahme und Weiterverarbeitung von E-Rechnungen ist seit dem 27. November 2018 für die obersten Bundesbehörden und Verfassungsorgane des Bundes und seit dem 27. November 2019 für alle weiteren Behörden der Bundesverwaltung Pflicht. Darüber hinaus sind seit dem 27. November 2020 auch alle Rechnungssteller in der Pflicht, elektronische Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes zu übermitteln. Ausgenommen von dieser Verpflichtung sind insbesondere Direktaufträge bis zu einem Auftragswert in Höhe von 1.000 € netto (alle Ausnahmen: § 3 Abs. 3 E-RechV).

Umsetzungsstand und erreichte Meilensteine

Seit 27. November 2018 ist die E-Rechnung erfolgreich in den obersten Bundesbehörden und Verfassungsorganen des Bundes eingeführt.

In den Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung wurde die Umstellung auf die E-Rechnung zum 27. November 2019 abgeschlossen. Parallel dazu wurden Möglichkeiten zum Empfang von E-Rechnungen für die mittelbare Bundesverwaltung umgesetzt sowie die Koordination mit den Bundesländern intensiviert.

Seit dem 27. November 2020 sind die Lieferanten der Bundesverwaltungen verpflichtet, ihre Rechnungen grundsätzlich digital einzureichen.

Die nutzerfreundlichen Plattformen des Bundes für Rechnungssteller sind zu erreichen unter: ZRE  für die unmittelbare Bundesverwaltung bzw. OZG-RE für die mittelbare Bundesverwaltung und kooperierende Bundesländer.

Mit den Rechnungseingangsplattformen ist die Bundesverwaltung in der Lage, E-Rechnungen anzunehmen und somit nationale und europäische Vorgaben zu erfüllen.

Die Vorteile der E-Rechnung für Lieferanten der öffentlichen Verwaltung

Wirtschaftlich, ökologisch und digital: Die E-Rechnung bietet viele Vorteile gegenüber der papierbasierten Rechnungsstellung:

• vereinfachte Rechnungsstellung
• verkürzte Durchlaufzeiten für eine schnellere Bearbeitung und somit
• pünktlichere Zahlung
• Einsparpotenziale im Rechnungsversand durch Einsparen von Druck-, Papier- und Portokosten
• Steigerung der Prozessqualität durch automatische Erstellung und Validierung von Rechnungen
• flexibles Arbeiten durch ortsunabhängige Rechnungsstellung und -bearbeitung

Übertragungswege

E-Rechnungen an die Bundesverwaltung werden über ein Verwaltungsportal des Bundes im Sinne des Onlinezugangsgesetzes (OZG) über zwei Fachanwendungen eingereicht (§ 4 Abs. 3 E-RechV).

Für Bundesministerien, Verfassungsorgane und Behörden der unmittelbaren Bundesverwaltung ist dies die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE). Für die Einreichung von E-Rechnungen an Einrichtungen der mittelbaren Bundesverwaltung steht die OZG-konforme-Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) zur Verfügung, die auch von den Bundesländern genutzt werden kann.

Nach Registrierung können Sie Rechnungen an die Bundesplattformen übermitteln. Und das auf unterschiedlichen Wegen:

E-Rechnung: Grafik zu den Übertragungswege (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)

Zur Übermittlung von E-Rechnungen stehen Rechnungsstellern vier Optionen zur Verfügung:

• Versand über das Peppol-Netzwerk
• Versand per E-Mail
• Upload an der Weboberfläche
• Manuelle Eingabe an der Weboberfläche