Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat

Laptop mit einem Einkaufswagen auf dem Bildschirm Quelle: tolgart / Getty Images
Artikel · Moderne Verwaltung

Projekt E-Beschaffung

Mit dem Projekt E-Beschaffung soll für die Einkäufe beim Bund eine einheitliche IT-Unterstützung geschaffen werden. Ziel ist es, die Beschaffungsprozesse zu bündeln und zu vereinfachen.

Der Einkauf von Materialen und Dienstleistungen wird beim Bund in den verschiedenen Bereichen auf unterschiedliche Art und Weise durchgeführt. Diese Arbeitsprozesse sollen jetzt modernisiert und dabei auch durchgängig digitalisiert werden.

Durchgängige elektronische Beschaffung

Um einen medienbruchfreien Beschaffungsprozess zu ermöglichen, werden die bestehenden Systeme in einem zentralen E-Beschaffungsportal zusammengeführt und über automatisierte Schnittstellen integriert. Damit wird das neue E-Beschaffungsportal zur zentralen Anlaufstelle sowohl für öffentliche Auftraggeber als auch für Bieter.

Kaufhaus des Bundes

Das Kaufhaus des Bundes ist dabei der "Marktplatz" bzw. "Katalog" für die Beschaffung des Bundes. Hier werden Bedarfe in sogenannten Rahmenverträgen gebündelt. Aus diesem Rahmenvertrag kann die einzelne Behörde bestellen, dies erspart ihr eigene aufwändige Vergabeverfahren.

Webbasierte Bedarfserhebung

Ein wichtiger Baustein für die elektronische Unterstützung der Anwender in diesem Prozess ist das webbasierte Bedarfserhebungstool. Damit lassen sich notwendige Bedarfsabfragen für die Ausschreibung neuer Rahmenverträge des Kaufhauses des Bundes schneller durchführen und einfacher auswerten.

Elektronischer Informations­austausch

Die Bekanntmachung und Bereitstellung von Vergabeunterlagen im Oberschwellenbereich sind grundsätzlich elektronisch durchzuführen: Die Bundesressorts setzen die vom Beschaffungsamt des BMI zur Verfügung gestellte E-Vergabe-Plattform für EU-Verfahren flächendeckend ein.

Ab dem 18. April 2018 werden die gesamte Kommunikation und der Informationsaustausch mit den Bietern verpflichtend elektronisch durchgeführt. Die XVergabe als nationaler Daten- und Austauschstandard stellt dabei sicher, dass ein Bieter Zugriff auf unterschiedliche Vergabeplattformen erhält.

Vorteile des E-Beschaffungs­portals

Bewährte Anwendungen wie die e-Vergabe und das Kaufhaus des Bundes werden durch die Nutzung von Standardsoftware und Integration in das E-Beschaffungsportal sinnvoll und zielgerichtet ausgebaut.

Das E-Beschaffungsportal umfasst somit alle Fachkomponenten und Funktionalitäten eines digitalen Beschaffungsprozesses. Den Anwendern wird so eine zentrale Anlaufstelle für notwendige Beschaffungen zur Verfügung gestellt.

E-Beschaffung und E-Rechnung

Die Maßnahme E-Beschaffung steht in enger Abstimmung mit der Einführung der E-Rechnung. Die dort festgelegten Vorgaben zum Empfang und zur Bearbeitung elektronischer Rechnungen werden im Rahmen der E-Beschaffung umgesetzt. Auch die entsprechenden Funktionalitäten (zum Beispiel Kaufhaus des Bundes) werden für die Abwicklung von E-Rechnungen ertüchtigt.

Das Ziel ist klar formuliert: Das E-Beschaffungsportal mit seinen vernetzten Diensten wird die Basis für die "Lebenslage öffentlicher Einkauf" - für Wirtschaft und Verwaltung. Die Bündelung der Nachfrage ermöglicht Einsparungen und Qualitätsgewinne bei Korruptionsprävention und Vergabesicherheit.