Ausgangssituation

Eine erste Ressortumfrage im Jahr 2013 ergab, dass ein großer Teil (70%) der Bundesbehörden noch keine elektronische Aktenführung betreibt. Im selben Jahr wurde das E-Government-Gesetz (EGovG) zur Förderung der elektronischen Verwaltungsarbeit in den Bundesbehörden verabschiedet. Ein Kernelement stellt die Einführung der elektronischen Akte (E-Akte) dar. Im § 6 EGovG heißt es hierzu:

• "Die Behörden des Bundes sollen ihre Akten elektronisch führen. […] Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung eingehalten werden."

Der politische Auftrag zur Beschaffung und Bereitstellung der E-Akte ergibt sich aus dem vom Bundeskabinett am 2. Mai 2015 beschlossenen Grobkonzept IT-Konsolidierung Bund:

• "Ende 2025 sollen in den zentralen IT-Dienstleistern für gleiche Funktionalitäten jeweils nur noch maximal zwei Basisdienste bzw. zwei Querschnittsdienste laufen."

Die E-Akte Bund sollte den fachlichen Anforderungen der Ressorts sowie den organisatorischen Anforderungen, die im "Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit" (OeV) beschrieben sind, genügen.

Ein großes Vorhaben, bei dem zunächst festzustellen war, wie viele Behörden und Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter davon direkt, kurz- und mittelfristig betroffen sind. Weitere - nach 2013 durchgeführte Ressortabfragen - sorgten zum einen für eine stärkere Aufmerksamkeit für das Thema E-Akte in den Ressorts und Behörden und oftmals für eine ressortinterne Bündelung von Behörden zu Mandanten. Sie lieferten zum anderen wesentliche Mengen-Informationen: Insgesamt sollen in den Jahren bis 2024 ca. 100 Mandanten mit mehr als 150.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sukzessive an die E-Akte Bund angeschlossen sowie nicht mehr wirtschaftliche Alt-E-Akte-Systeme migriert werden.

Zieldefinition

Folgende Anforderungen sollen durch die Einführung der E-Akte Bund umgesetzt werden:

• schnelles Auffinden bearbeitungsrelevanter Informationen
• ortsunabhängiger, kontinuierlicher Zugriff auf Informationen
• Wegfall von Medienbrüchen
• schnellere Abwicklung der Prozesse
• verbesserte Transparenz
• automatische Nachweisführung (Revisionssicherheit)
• Unterstützung flexibler Arbeitsweisen
• vereinfachter Austausch von Informationen und Dokumenten
• Wegfall von Papierfluten

In 2017 wurde in einem Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem Teilnahmewettbewerb eine E-Akte-Lösung beschafft, die viele Anforderungen der Bundesverwaltung bereits im Produktstandard mitbringt. Den Zuschlag erhielt die Firma Fabasoft mit der E-Gov-Suite, aus der nun die E-Akte Bund entsteht und Ende 2018 bis Ende 2019 in zwei Ministerien und drei Geschäftsbereichsbehörden pilotiert wird. Die E-Akte Bund kann angrenzende Verfahren - wie zum Beispiel Fachverfahren, Zwischen- und Archivierungslösungen - über offene Standards anbinden und sich optimal in die vorhandenen Arbeitsumgebungen (MS-Office, MS-Outlook, Windows-Explorer) integrieren. Die Lösung stellt sicher, dass ihre einzelnen Module unabhängig voneinander weiterentwickelt und ggf. ausgetauscht werden können und führt damit langfristig zu mehr Investitionssicherheit.

Darstellung des Reifegradmodells (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) Quelle: BMI Reifegradmodell

Die E-Akte Bund wird in einem ersten Schritt den Bundesbehörden zur Verfügung gestellt werden, die bisher kein E-Akte-System haben. In einem zweiten Schritt sollen dann sogenannte Hybridsysteme abgelöst werden. Abschließend werden dann auch bereits entwickelte ressorteigene Lösungen für E-Akte-Systeme abgelöst, sofern diese nicht mehr wirtschaftlich sind. Inwieweit Behörden für die Einführung der E-Akte Bund geeignet sind, wird anhand eines Reifegradmodells ermittelt.

Zur E-Akte Bund gehören die Teile Dokumentenmanagement, Records Management, sowie dessen Schnittstellen zu gängigen Office-Produkten wie E-Mail, Personal Information Management (Groupware) und Datei-Explorer. Schnittstellen zur Vorgangsbearbeitung, zu Kollaborationsplattformen und zum Basisdienst Digitales Zwischenarchiv des Bundes werden vorgesehen.

Die E-Akte Bund enthält keine organisatorischen Maßnahmen wie z. B. die Harmonisierung von Aktenplänen, die Harmonisierung organisatorischer Prozesse rings um die E-Akte oder Überlegungen zur Aufbauorganisation. Die Einführung des technischen Systems für die E-Akte Bund wird im Sinne eines einheitlichen Vorgehens vorbereitet und begleitet durch organisatorische bzw. prozessuale Aufgaben. Diese Aufgaben werden im Vorgehensmodell E-Akte des BVA beschrieben. Es ist ein Handlungsleitfaden, welcher das Einführungsprojekt E-Akte in überschaubare, zeitlich und inhaltlich gegliederte Phasen einteilt.
Der Fokus des Modells liegt auf der organisatorischen Einführung der E-Akte Bund. Jede Phase umfasst eine bestimmte Anzahl inhaltlich abgeschlossener Steckbriefe, die die durchzuführenden Aktivitäten im Rahmen des Einführungsprojektes beschreiben.

Die Steckbriefe sollen es dem Projektteam in der Behörde erleichtern, sich diejenigen Aspekte herauszugreifen, die es für den eigenen Projektfortschritt benötigt. Jeder Steckbrief stellt ein To-Do bzw. Arbeitspaket mit einem definierten Ziel dar, dem verantwortliche, ausführende und beteiligte Rollen zugeordnet sind. Die Steckbriefe bilden ein Gesamtvorgehen zur Einführung der E-Akte Bund chronologisch / ablauforientiert ab und bedingen einander.

Beteiligte

• Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) als Auftraggeber der Gesamtmaßnahme
• Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) als zentraler Betreiber der E-Akte Bund und Testmandant (Auftragnehmer des BMI und Auftraggeber der Fabasoft Deutschland GmbH)
• Bundesverwaltungsamt (BVA) als organisatorische Beratungsinstanz und Testmandant
• Bundesarchiv (BArch) als organisatorische Beratungsinstanz (insbesondere Aussonderungsthemen und Integrationsmuster DZAB)
• Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) und Bundesbeauftragter für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI) für Themen zur IT-Sicherheit und Datensicherheit/Datenschutz
• Fabasoft Deutschland GmbH als Hersteller der Basissoftware und Auftragnehmer des ITZBund
• Bundesamt für Justiz (BfJ), Bundesministerium für Finanzen (BMF), Bundeszentrale für politische Bildung (BpB), Bundesministerium der Justiz (BMJ) und Statistisches Bundesamt (StBA) als Pilotbehörden