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Moderne Verwaltung und Öffentlicher Dienst Verwaltungsorganisation Artikel Fö­de­ra­les In­for­ma­ti­ons­ma­na­ge­ment

Das BMI gestaltet gemeinsam mit dem Ministerium der Finanzen des Landes Sachsen-Anhalt ein Projekt zur Entwicklung neuer Konzepte für ein effektives föderales Informationsmanagement.

Die Verwaltung soll Dienstleister für Bürgerinnen und Bürger sowie für Unternehmen sein. Einheitliche Ansprechpartner und kürzere, teilweise elektronische Bearbeitungswege erleichtern bereits jetzt die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und externen Akteuren. Und dennoch wird häufiger die Frage gestellt: Mit welchem Aufwand und welchen Grenzen ist dies verbunden? Insbesondere angesichts der Lage der öffentlichen Haushalte, des demografischen Wandels und der gestiegenen Möglichkeiten der Informationstechnik muss diese Frage zeitnah beantwortet werden.

Bausteine von FIM

Drei elementare Bestandteile für die Abbildung eines Verwaltungsvorgangs müssen unter diesem Gesichtspunkt daher immer betrachtet werden: In der Regel informieren sich Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen über eine 1. Verwaltungsleistung. Dann füllen sie 2. Formulare aus und reichen sie gemeinsam mit weiteren Dokumenten (bspw. Nachweisen) bei der zuständigen Behörde zur Bearbeitung ein. Innerhalb der öffentlichen Verwaltung wird der Antrag bearbeitet. Der Beantragende erhält am Ende des 3. Leistungsprozesses ein Verwaltungsschreiben.

Betrachtet man die Beschreibungen identischer Verwaltungsleistungen mehrerer Behörden mit gleichen Aufgaben (bspw. auf Webseiten), so stellt man häufig Unterschiede in der Darstellung aber auch im Inhalt fest. Jenseits (kommunaler) Eigenleistungen dürften jedoch keine größeren Unterschiede in der inhaltlichen Beschreibung von Leistungen vorliegen. Dies zeigt, dass die Vollzugstellen bspw. bei rechtlichen Änderungen einen unnötig hohen und zugleich vielfachen Redaktionsaufwand bei gleichzeitig erhöhtem Fehlerrisiko haben.

Ein Blick auf die Formulare zu einer identischen Leistung zeigt hier ebenso große Unterschiede in deren Gestaltung. Inhaltsgleiche Felder werden unterschiedlich beschrieben. So findet man vielfach Adressfelder, die alle Daten in einem Feld enthalten oder diese Angaben in unterschiedlicher Granularität aufgliedern. Mitunter wird zu einem identischen Feld Freitext erlaubt, mal gibt es eine Werteliste, die sich jedoch von anderen Wertelisten zu diesem Feld etwa in anderen Kommunen (eines Landes) unterscheidet.

Auch der Blick auf fachliche Beschreibungen von Leistungsprozessen zeigt große Unterschiede. Eine identische Leistung wird in verschiedenen Behörden mit gleichen Aufgaben in unterschiedlichster Art und Weise prozessual beschrieben. Vielfach liegen jedoch in den Kommunen sowie Behörden auf Bundes- und Landesebene noch gar keine Prozessmodelle zu Verwaltungsleistungen vor.

Solange ausschließlich in einer Organisation agiert wird, spielen weitere Überlegungen zu einer Anpassung von Prozessen, Leistungsbeschreibungen und Formularen regelmäßig eine untergeordnete Rolle. Da dies unter der Berücksichtigung des demografischen Wandels, den finanziellen Herausforderungen und den gestiegenen Erwartungen an die Verwaltung für kaum eine Verwaltungsorganisation mehr zutreffend ist, müssen alle Beteiligten stärker zusammenarbeiten und die Chancen des föderalen Verwaltungsaufbaus gemeinsam nutzen.

Das Projekt Föderales Informationsmanagement (FIM) will diese Ziele durch das Angebot einer fach- und ebenenübergreifenden Standardisierung von Informationen zur Beschreibung von Verwaltungsvorgängen unterstützen. Leistungsbeschreibungen sollen nach gemeinsamen Standards erstellt und ergänzt werden. Formulardaten sollen übergreifend harmonisiert und ebenfalls unter Beteiligung der jeweils zuständigen Verwaltungsebenen sukzessive zu einem im Verwaltungsvollzug genutzten Formular zusammengestellt werden. Prozessaktivitäten sollen leistungsbezogen zu Referenzprozessen zusammengestellt werden, die der Vollzugsebene eine deutliche Unterstützung bei gleichzeitiger Wahrung lokaler Besonderheiten geben.

Das Grundprinzip des Föderalen Informationsmanagements lautet: Gleiche Inhalte sollen immer gleich beschrieben werden.

Mit dem Beschluss des IT-Planungsrats vom 13. Oktober 2011 wurde das Schwerpunkteprogramm zur Umsetzung der Nationalen E-Government-Strategie verabschiedet und das Steuerungsprojekt FIM den Federführern Bundesministerium des Innern und Ministerium der Finanzen Sachsen-Anhalt zugewiesen. Der Projektauftrag gilt für die Jahre 2012 bis 2015.

Die Beteiligung am Projekt FIM und die Nutzung der FIM-Inhalte durch die öffentliche Verwaltung erfolgt auf freiwilliger Basis.

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